Bei der Einführung des NKF (Neues Kommunales Finanzmanagement) sind die Kommunen gut beraten, geeignete Informationssysteme zur Erfassung und Bewertung des kommunalen Vermögens zu nutzen. Speziell mit Blick auf die kommunalen Liegenschaften sind jedoch gezielte organisatorische Vorklärungen und Grundlagenarbeiten erforderlich, um die anstehenden Aufgaben effektiv und sachgerecht zu erledigen. Die Stadt Borken hat hier einen großen Schritt getan und durch den Einsatz von POLYGIS erfolgreich ein bereichsübergreifendes Liegenschaftsmanagement aufgebaut.

Die kommunalen Liegenschaften stellen nicht nur einen wesentlichen Teil des kommunalen Vermögens dar, sie sind darüber hinaus mit nahezu allen anderen Infrastrukturobjekten einer Kommune verbunden. Die Abbildung dieser Verknüpfungen im aufzubauenden System stellt die Verantwortlichen daher vor eine große Herausforderung.

Für die Eröffnungsbilanz sind die kommunalen Grundstücke zu bewerten. In der Bilanz wird ein Grundstück als wirtschaftliche Einheit gesehen und damit zur Grundlage für die Anlagenbuchhaltung des NKF. Wenn beim NKF von wirtschaftlichen Einheiten gesprochen wird, so können sich diese für die Beteiligten allerdings völlig unterschiedlich darstellen. So kann ein Grundstück aus einem oder mehreren Flurstücken bestehen. Das Management der Flurstücke sollte im Liegenschaftskataster erfolgen.

Klassen wirtschaftlicher Einheiten im NKF
Um die finanzielle Bewertung des kommunalen Vermögens einfacher und vor allem standardisiert durchführen zu können, empfiehlt sich eine Klassenbildung des Vermögens. Hierbei ist es erforderlich, dass ein Einvernehmen zwischen allen Fachbereichen, die mit Grundstücken zu tun haben, über die Realnutzung der wirtschaftlichen Einheiten und die Zuordnung zu den Klassen besteht. Die eindeutige Bezeichnung und die Beschreibung durch eine klare Geometrie liefert das GIS. Somit ist der Aufbau eines GIS-basierten Grundstücksmanagements als Bestandteil eines kommunalen GIS sinnvoll, weil es für alle normativ und verbindlich ist.

Restrukturierung des Grundstücksbestands in Borken
„Bevor wir den Aufbau oder die Beschaffung eines Liegenschaftsinformationssystems überhaupt in Gang gesetzt haben, mussten wir zunächst die fachlichen Anforderungen aus den Fachämtern verstehen. Die Vielfalt der Erfordernisse, die unterschiedlichen Anforderungen und Sprachgebräuche mussten überwunden werden. Dabei war uns auch von Anfang an wichtig, die Fortführung des Datenbestandes zu sichern. Ohne die völlige Klärung dieser Fragen hätten wir die Implementierung unseres Systems nicht begonnen“, so Klemens Taplan, der als GIS-Koordinator der Stadt Borken im Auftrag des Kämmerers und der Organisationsabteilung wesentlich an diesem Projekt beteiligt war.

werden in einer ersten Phase systematisch und umfassend Grundstücksvereinigungen durchgeführt. In Arbeitsgruppen, die sich aus Mitarbeitern der Kämmerei, der GIS-Koordinierung, der Liegenschaftsverwaltung, den Bereichen Kanal, Straßen und Grünflächen sowie dem Gebäudemanagement zusammensetzten, wurde die Feinabstimmung durchgeführt. Eine große Herausforderung für die Stadtverwaltung, denn dabei mussten 4.770 Flurstücke als Ausgangsbasis, sieben unterschiedliche Eigentumsbezeichnungen und teilweise ungültige Belastungseinträge bewältigt werden. Zur Unterstützung dienten die Plots und Auswertungen aus POLYGIS.

„In unserer Stadt Borken hat diese Vorgehensweise zu einer Reduktion der Flurstücke um 20 Prozent geführt, was rund 1.000 Flurstücken entspricht. Was wir erreicht haben, ist eine übersichtliche Flurkarte und eine Korrektur von Buchungsfehlern im Grundbuch. Bei der dann anschließenden Phase der Bildung der wirtschaftlichen Einheiten kam uns der bisherige konsequente Einsatz von POLYGIS und Archikart zugute“, resümiert Taplan.

Spezifische Arbeiten der Fachbereiche für das NKF: Straßenmanagement, Gebäudeund Grünverwaltung sowie ALK

Grundstücksmanagement
Die wirtschaftliche Einheit gilt im NKF als zentraler Begriff. Die bisherige Liegenschaftsverwaltung ist dabei im Wesentlichen von den Flurobjekten (das sind Flurstücke oder Flurstücksobjekte) ausgegangen. Wirtschaftliche Einheiten ergeben sich aber auch aus anderen Betrachtungen, wie z. B.:

• Mieten, Pachten, Erbbaurechtsverträge
• Belastungen, Beschränkungen, Rechte Dritter, Berechtigungen
• Vertragsverwaltung zum Ankauf und Verkauf
• Bewirtschaftung

Alle damit verbundenen Verwaltungsprozesse lösen eine Werteveränderung des kommunalen Immobilenvermögens aus. Die darauf aufbauenden Fachanwendungen dürfen bei ihren Änderungen am Datenbestand die Bildschirmdarstellungen in den anderen Fachämtern nicht verletzen. Das Grundstücksmanagement liefert dabei im Hinblick auf das NKF im Wesentlichen die folgenden Informationen:

Eigentümerinformation

• Nutzungsart gemäß ALB, Realnutzung
• Flur- und Grundstücksbezeichnung
• Abschnitte, Gliederung
• Größe, geografische Ausprägung, Nachbarschaften
• Belastungen
• Baulasten, Altlasten

Weitergehender Nutzen
Nachdem die grundlegenden Arbeiten, ausgehend von der Grundstücks- und Immobilienverwaltung, geleistet wurden, können die Fachbereiche anschließend ihre spezifischen Arbeiten für die Vorbereitung zum NKF fortsetzen. Vor allem sind hier das Straßenmanagement, die Gebäudeverwaltung und die Grünverwaltung zu nennen. Für die Straßenverwaltung wurde bereits eine Erhebung auf der Basis von Orthophotos des gesamten Straßenbestandes durchgeführt. Die Einführung von POLYGIS-KSIB (Straßen-Erhaltungsmanagement und -Bewertung) bietet dabei die Grundlage für die Bewertung des städtischen Straßenvermögens.

Für die Gebäudebewertung sind bereits Erfassungen der TGA (Technische Geräte Ausstattung) gemacht worden. Mit den z.T. in 3D-Qualität vorliegenden Daten lässt sich die Bewertung der Gebäude nahezu automatisch durchführen, wobei die Bewertung des Grund und Bodens gemäß den im System vorliegenden Bodenrichtwerten erfolgt.

Ähnlich wird man bei den Grünflächen vorgehen. Die Grunddatenmenge für die Bäume wurde aus den Befliegungsdaten ausgewertet. In der Regewerden die Bäume jährlich auf ihren Zustand hin überprüft.

Bei der Implementierung wurden die ALB/ALK-Anwendungen auf die bereits im Einsatz befindlichen Systeme POLYGIS und Archikart aufgesetzt. Alle definierten wirtschaftlichen Einheiten wurden mit den geografischen Objekten in POLYGIS verknüpft.

Qualitätssicherung
Die vorbereitenden Arbeiten waren so grundsätzlich, dass auf eine umfassende Qualitätskontrolle nicht verzichtet werden konnte. Hierbei kam das Ebenenkonzept von POLYGIS zu Hilfe. Die neu definierten Objekte konnten unmittelbar mit der Ausgangslage verglichen werden, wodurch der Flächenabgleich zwischen Flurstücks- und Grundstücksverwaltung möglich wurde.

Vor allem aber der Abgleich in den Arbeitsgruppen hat zu erheblichen Verbesserungen in der Qualität des Bestandes geführt, z.B. durch Löschungen von ungültigen Belastungseinträgen.

Einsatz der Technik – POLYGIS und Archikart
Bei der Implementierung wurden die ALB/ALKAnwendungen auf die bereits im Einsatz befindlichen Systeme POLYGIS und Archikart aufgesetzt. Alle definierten wirtschaftlichen Einheiten wurden mit den geografischen Objekten in POLYGIS verknüpft. Das integrierte Zusammenspiel der Systeme verschafft den GIS-Experten – genauso wie den Fachbereichen – einen vollständigen Überblick. Mit zusätzlichen GIS-Fachanwendungen verfügt die Stadt Borken heute über ein nahezu vollständiges kommunales GIS.

Fortführung
Motiviert durch das NKF wurden sämtliche Grundstücke im GIS bewertungstauglich gemacht. POLYGIS war hierbei das wesentliche Hilfsmittel, das die Reorganisation überhaupt erst möglich gemacht hat – ein großer Erfolg für die GIS-Abteilung, die daraufhin den Organisationsauftrag bekommen hat, die weitere Koordinierung in Borken zu übernehmen.

Fazit
Strukturierte digitale Liegenschaften bilden den soliden Baustein für das Grundstücksmanagement einer Kommune. Ihre Ordnungsstruktur erfüllt darüber hinaus die wichtige Aufgabe einer Querschnittsfunktion für alle Abteilungen, die mit den Grundstücken zu tun haben. So ist ein Datenbestand entstanden, der bilanzfähig ist und der die Anforderungen für die bilanztechnische Fortführung im NKF sichert. „Nach diesem Projekt hat der Einsatz des GIS einen noch höheren Stellenwert als vorher, da wir erkannt haben, dass ohne die Unterstützung durch POLYGIS mit seinen Anwendungen die Projektarbeit kaum zu lösen gewesen wäre. POLYGIS hatte für die Teilnehmer der Arbeitsgruppen eine zentrierende Rolle“, so Taplan.